Por sintetizarlo mucho podemos decir que la digitalización es la acción o proceso de conversión de datos analógicos a formato digital. De todos modos, como consultora informática te insistimos en que no podemos utilizar el término indistintamente para referirnos a la digitalización de documentos que para hablar de la digitalización de negocios, organizaciones o procesos.
Digitalizar documentación y digitalizar un negocio
La digitalización es el proceso de conversión de flujos analógicos individuales de información en bits digitales (ceros y unos). En cambio, hablamos de digitalización de un negocio u organización para referirnos a la forma en que esta organización se reestructura en base a la comunicación digital y a las infraestructuras de los medios digitales.
Digitalizar es pasar de lo físico a lo digital. Se trata de escanear documentación o información en formato papel o similar para gestionarla con herramientas y soluciones de gestión documental. Mediante un sistema infomático que incluye esa información digitalizada en los flujos de trabajo y se asocia a los diferentes procesos de la empresa. Dicho de otro modo: se trata de crear una versión digital (bits y bytes) de elementos analógicos o físicos. Es convertir y/o representar algo no digital en un formato digital. Pero digitalizar no significa reemplazar el documento original. Aunque a veces pueda destruirse ese original (si los requisitos legales lo permiten).
Digitalizar negocios, organizaciones o procesos
En este caso hablamos ya de un proceso de cambio de analógico a digital más global. Las empresas usan la tecnología para interactuar con personas, externas e internas, para abordar necesidades particulares.
De cara a digitalizar un negocio se habilitan, mejoran y transforman las operaciones de la empresa. También sus funciones, modelos, procesos y actividades gracias a la tecnología. Se utiliza una amplia gama de datos digitalizados, contextualizados y preparados para procesarse.
En una digitalización de empresas se digitaliza información pero se va más allá. Se trata de sistemas de participación y de conocimiento que aprovechan datos y procesos digitalizados.
En una empresa digitalizada se utilizan herramientas digitales como dispositivos móviles, colaboración social y plataformas de comunicación unificada.
Digitalización para mejorar procesos comerciales
Es innegable que los clientes han cambiado mucho en los últimos años. Ahora demandan entregas rápidas y la mejor experiencia de usuario. Puede darse el caso de que las organizaciones más tradicionales, por no poder cumplir estas expectativas, pierdan competitividad.
Por eso, en Imagar recalcamos que las empresas han de revisar sus procesos de negocio y digitalizarlos con los mejores servicios de software. Por ejemplo, con interfaces más intuitivas, con un tratamiento personalizado y cero errores.
Las empresas deben acelerar la digitalización de su documentación y de sus procesos comerciales. Pero no se trata solo de automatizar un proceso existente. Además, hay que:
- Reducir la cantidad de pasos requeridos.
- Reducir la cantidad de documentos.
- Tomar decisiones de forma automatizada.
- Tratar los problemas regulatorios y de fraude.
Por ello será necesario rediseñar los modelos operativos, las habilidades, las estructuras organizativas y los roles. Para permitir una mejor toma de decisiones y hacer un seguimiento del rendimiento. Gracias a la digitalización, los costes se pueden reducir notablemente y los tiempos de respuesta se pueden mejorar.
Como ves, las ventajas de un proceso de digitalización son muchas si no se limita a la documentación y se amplía a la empresa en su conjunto. Siempre teniendo en cuenta la seguridad corporativa a la hora de implementar negocios online o trabajar en la nube. Una gran amenaza de seguridad para las empresas en lo referido a la digitalización son las contraseñas demasiado simples. Recuerda que la digitalización aumenta la cantidad de información a proteger.
