¿Qué es y para qué sirve Exchange?

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Cualquier persona que se dedique al diseño web con WordPress necesita una cuenta de correo solvente y a la altura de sus necesidades. ¿Qué le puede aportar Microsoft Exchange? Lo vemos en las siguientes líneas.

Una cuenta de Microsoft Exchange es una cuenta de correo electrónico profesional o educativa. La organización que proporciona la cuenta de correo electrónico de Exchange ejecuta un Microsoft Exchange Server o usa Microsoft 365 (utiliza a su vez Exchange Server) que permite acceder a ese mail.

Usando una cuenta de Exchange, los mensajes de correo electrónico se entregan y guardan en el buzón en el servidor de Exchange. Los contactos y el calendario también.

Cuando una empresa configura un servidor Exchange, elige el método más indicado para acceder al correo electrónico en el servidor. En base a eso, el correo electrónico funciona de un modo u otro. Hay distintas posibilidades:

  • Exchange ActiveSync y MAPI/HTTP: son métodos para acceder al correo electrónico de Exchange. Por lo general, desde un portátil, un teléfono o una tableta. Cuando se accede al correo electrónico no se descarga ni almacena en el dispositivo móvil, sino que se lee en el servidor Exchange Server. Eso permite acceder al correo electrónico, aunque no se esté conectado a Internet.
  • IMAP: permite acceder al correo electrónico sea cual sea nuestra ubicación y desde cualquier dispositivo. Cuando se lee no se descarga ni almacena en el equipo, sino que se lee en el servidor Exchange Server. Con IMAP, el correo electrónico de las carpetas de bandeja de entrada, elementos eliminados y elementos enviados se sincronizan entre el dispositivo y el servidor. IMAP nos permite el almacenamiento limitado de calendario, aunque no compartir un calendario con otros usuarios.
  • Correo electrónico POP: se descarga desde el servidor Exchange Server en nuestro equipo. Después se elimina del servidor. Para acceder al correo después de la descarga, se tiene que usar el mismo equipo para que no parezca que algunos mensajes descargados se han eliminado.

Ventajas de Microsoft Exchange

  • Permite trabajar simultáneamente con varios archivos a los que pueden acceder varias personas.
  • Permite realizar copias de seguridad de los correos recibidos y enviados más fácilmente. Frente a correos electrónicos, incluye varios filtros y motores de análisis antivirus.
  • Posibilidad de compartir agendas y de disponer de espacio almacenado en la nube para compartir documentos. Deja programar reuniones compartiendo agendas y visualizándose en paralelo.
  • El servidor proporciona un buzón de correo de 25 gygabytes.
  • Ofrece actualizaciones continuas y automáticas.

Desde Imagar destacamos que con una cuenta de correo de Exchange podemos acceder a los mensajes de correo aunque no estemos conectados al servidor. Esto se llama trabajar sin conexión o usar el modo caché de Exchange.

En el equipo se preservan copias de los elementos de correo y del calendario. Se trata de un archivo de datos de Outlook sin conexión (.ost). Periódicamente, este archivo se sincroniza con los elementos del servidor Exchange del departamento de TI cuando nos conectamos a él. Es una copia exacta del buzón del servidor.

Los datos permanecen ahí y por eso se puede volver a crear este archivo de datos de Outlook sin conexión (.ost) en otro equipo sin realizar copias de seguridad del archivo. Tan solo el perfil de Outlook en el equipo que lo creó puede abrir el archivo de datos de Outlook sin conexión (.ost).

Exchange Online versus Exchange Server

  • Actualizaciones y mejoras automáticas: las versiones online reciben nuevas herramientas y opciones según se van implantando en la aplicación web.
  • Reducción de los gastos de mantenimiento: el proveedor realiza todo el mantenimiento sin coste añadido. En cambio, una versión on-premise como Exchange Server necesita personal y servidores.
  • Versión con filtro antispam y antivirus: Exchange Online incluye de serie estas herramientas.
  • Almacenamiento escalable: permite extender el almacenamiento de los buzones de correo.
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