En Imagar, como especialistas en consultoría informática, trabajamos cada día con empresas, pymes y emprendedores que buscan ser más eficientes, competir mejor y aprovechar al máximo los recursos digitales. Una de las primeras palancas para lograrlo es sencilla pero poderosa: usar el software adecuado para mejorar la productividad.
Sabemos que el tiempo es limitado y los retos son muchos. Por eso, elegir bien las herramientas digitales puede marcar la diferencia entre una empresa que simplemente funciona y otra que crece, innova y se adapta con agilidad. Y no hablamos solo de grandes plataformas: hay soluciones específicas para tareas concretas que pueden optimizar mucho tu día a día. Hoy te señalamos algunos programas que, dependiendo de tu tipo de negocio, podrían ayudarte a ganar tiempo, organización y foco.
Herramientas para organizarte mejor y trabajar en equipo
- Notion / Trello / Asana: gestión de tareas con orden y visibilidad
Si usas solo tu correo electrónico para coordinar proyectos, asignar responsabilidades o hacer seguimiento de tareas, puedes volverte loco. Aquí es donde entran en juego plataformas como Notion, Trello o Asana, son visuales, colaborativas y te permiten adaptarlas a tus necesidades. Todas te permiten visualizar el trabajo pendiente, asignar tareas, fijar fechas límite y compartir avances con tu equipo. ¿La ventaja? Evitas reuniones innecesarias, correos infinitos y, sobre todo, la confusión sobre qué hay que hacer y quién lo está haciendo.
Te ofrecemos un ejemplo práctico, imagina que eres una empresa que ofrece servicios de reformas, puedes usar Trello para gestionar cada fase de una obra: planificación, materiales, ejecución y entrega. Así, todos —desde el jefe de obra hasta el comercial— están al tanto del estado del proyecto en tiempo real.
- Google Workspace / Microsoft 365: colaboración en tiempo real
Ambas suites permiten trabajar en documentos, hojas de cálculo o presentaciones de forma colaborativa y en la nube. No necesitas enviar archivos adjuntos ni preocuparte por si estás trabajando sobre la versión correcta. Además, integran herramientas de comunicación como Gmail, Outlook, Teams o Google Meet, que hacen más fácil mantener el contacto con clientes y compañeros.
Para muchas pymes, estas herramientas son la base sobre la que digitalizan su operativa diaria, ganando agilidad y reduciendo errores.
- Slack / Microsoft Teams: comunicación interna eficiente
Pasar de correos a canales organizados por tema o proyecto puede ser un antes y un después para tu equipo. Slack y Teams te permiten agrupar conversaciones, compartir archivos y mantener reuniones virtuales de forma más estructurada. Además, se integran con otras aplicaciones, lo que facilita automatizar tareas o recibir notificaciones clave.
Productividad personal, automatización y control de tiempo
- RescueTime / Toggl: controla en qué inviertes tu tiempo
Si quieres mejorar la productividad, primero necesitas medirla. Herramientas como RescueTime o Toggl permiten saber cuánto tiempo dedicas a cada aplicación, página web o tipo de tarea. Son especialmente útiles para autónomos o equipos que trabajan por proyectos, porque ayudan a identificar qué consume más recursos y dónde se pueden hacer ajustes.
Un abogado que factura por horas, por ejemplo, puede usar Toggl para llevar el control exacto de cada cliente y generar informes automáticos sin tener que hacer cálculos manuales.
- Zapier / Make (antes Integromat): automatiza tareas repetitivas
Zapier permite conectar diferentes aplicaciones entre sí para automatizar procesos sin necesidad de programar. Por ejemplo: cada vez que recibes un formulario web, puedes hacer que se cree un contacto en tu CRM, se envíe un email de bienvenida y se archive la información en una hoja de cálculo. Todo sin que nadie tenga que mover un dedo. - Evernote / Microsoft OneNote: tu memoria digital siempre a mano
Tomar notas, guardar ideas, capturar pantallazos, registrar reuniones o escanear documentos: todo eso puedes hacerlo con apps como Evernote o OneNote. Son tu cuaderno digital, sincronizado en todos tus dispositivos. Perfecto para quienes necesitan orden mental y acceso rápido a su información.
La productividad no se trata de hacer más cosas, sino de hacer lo importante con menos esfuerzo. Y ahí es donde el software adecuado puede ayudarte a simplificar procesos, reducir errores y liberar tiempo para lo que realmente aporta valor a tu negocio.
En Imagar, como expertos en consultoría informática, no solo desarrollamos soluciones a medida: también te ayudamos a elegir las mejores herramientas del mercado en función de tus objetivos, tu tamaño de empresa y tu nivel de digitalización.
