No sigas haciendo manualmente procesos que puedes automatizar
Todos sabemos que hay tareas que forman parte de la rutina de cualquier empresa y ya nadie se pregunta por qué se siguen haciendo así después de tantos años. Estamos hablando de actividades como:
- Copiar datos de un programa a otro.
- Revisar correos para actualizar información.
- Generar informes.
- Introducir pedidos.
- Enviar avisos.
- Comprobar determinados procesos una y otra vez.
Todas estos procesos funcionan, sí, pero también consumen tiempo haciendo que la rentabilidad del negocio baje. Cuando hablamos de una tarea que se repite todos los días, todas las semanas o cientos de veces al mes, quizá haya llegado el momento de preguntarse algo muy sencillo: ¿por qué seguimos haciéndola manualmente?
Automatizar no significa sustituir personas
Uno de los errores más habituales es pensar que la automatización consiste en quitar trabajo a las personas y que las máquinas reemplacen la labor del ser humano, pero la realidad es que se trata de quitarles el trabajo que aporta poco valor y dejar tiempo para que esa persona pueda aportar valor añadido en otras tareas más complejas o que necesitan ser supervisadas realmente.
Una persona puede dedicar su tiempo a atender a un cliente, analizar información o tomar decisiones complejas. No necesita invertir horas copiando datos entre aplicaciones o realizando comprobaciones que un sistema puede hacer automáticamente.
La automatización de procesos informáticos permite precisamente eso: que determinadas actividades repetitivas o similares se ejecuten de forma automática siguiendo unas reglas previamente definidas. Esto ahorra tiempo, reduce errores y consigue procesos más constantes.
El problema no es tener procesos manuales, es no saber cuáles automatizar.
No todo tiene que automatizarse.
Hay procesos que necesitan supervisión humana, decisiones, criterio o cierta flexibilidad. Otros, en cambio, son perfectos candidatos para la automatización porque son repetitivos, predecibles y consumen muchas horas. Por ejemplo, si cada vez que entra un pedido alguien tiene que introducir los mismos datos en varias herramientas, quizá el problema no sea que esa persona tarde demasiado, el problema es que los sistemas no están conectados.
En estos casos, automatizar puede significar integrar aplicaciones, desarrollar una solución específica o utilizar herramientas que permitan que la información pase de un sistema a otro sin intervención manual.
¿Cuánto cuesta seguir haciéndolo como siempre?
Esta es probablemente la pregunta más interesante, porque una tarea manual puede parecer barata cuando se analiza de forma aislada, pero si varias personas dedican cada semana horas a realizarla, el coste empieza a ser considerable.
Por otra parte, no hablamos solo de factores económicos, también hay errores, retrasos, información duplicada y tiempo que podría dedicarse a tareas más importantes. Por eso, antes de incorporar más herramientas, conviene analizar cómo trabaja realmente la empresa y detectar dónde tiene sentido automatizar.
En IMAGAR ayudamos a empresas a identificar estos puntos de mejora y a desarrollar soluciones de automatización adaptadas a sus procesos, conectando sistemas, eliminando tareas repetitivas y mejorando la forma de trabajar.
Porque digitalizar no consiste en tener más programas.
Consiste en conseguir que la tecnología haga parte del trabajo por ti.
Si en tu empresa todavía pierdes tiempo y dinero en procesos que puedes automatizar, en IMAGAR podemos analizar tus necesidades y ayudarte a crecer.
