Acumular herramientas digitales no equivale a digitalización
Tienes un CRM y un ERP, y Microsoft 365, una herramienta para gestionar proyectos, otra para las facturas, otra para hablar con clientes y, seguramente, alguna más que alguien contrató hace tiempo y que casi nadie recuerda para qué sirve. Sobre el papel, tu empresa está muy digitalizada. Pero hay una pregunta importante: ¿todas esas herramientas están ayudando realmente a trabajar mejor?
Te explicamos porque tener muchas herramientas digitales no significa necesariamente tener una empresa digitalizada.
El problema no es tener muchas herramientas
Utilizar diferentes aplicaciones informáticas no tiene necesariamente nada de malo, de hecho, es completamente normal que una empresa necesite soluciones empresariales distintas para diferentes áreas. El problema aparece cuando cada herramienta funciona por su cuenta.
El comercial introduce un dato en el CRM, el departamento de administración vuelve a escribirlo en otra aplicación y alguien termina copiando la información en un Excel porque el sistema de turno falla o no se comunica con los demás. Tenemos tecnología empresarial por todas partes, pero seguimos haciendo cosas manualmente… claramente algo no cuadra.
Digitalizar no es sustituir papel por pantallas
Pasar un proceso que antes se hacía en papel a una aplicación es un paso adelante, pero la digitalización va bastante más allá.
Una empresa realmente digitalizada debería conseguir que la tecnología facilite los procesos, conecte la información y ayude a las personas a trabajar de forma más eficiente.
Si para hacer una tarea sencilla hay que abrir cuatro programas, copiar datos entre ellos y comprobar que nadie se ha equivocado, quizá tengamos muchas herramientas, pero no un sistema bien planteado.
¿Tus herramientas digitales hablan entre ellas?
Este es uno de los problemas más habituales. Tienes tu ERP, tu CRM, la web o la tienda online y el sistema de facturación o de marketing pero no hay conexión entre ellas, por lo que la información queda repartida y repetida
La integración de aplicaciones puede solucionar buena parte de este problema, permitiendo que los sistemas compartan información automáticamente y evitando tareas que realmente no deberían necesitar intervención humana.
Menos copiar y pegar, más información circulando sola.
Una empresa digitalizada no necesita veinte aplicaciones
Curiosamente, a veces ocurre justo lo contrario. Una empresa puede estar pagando por herramientas digitales profesionales que hacen prácticamente lo mismo, mantener servicios que apenas utiliza o haber incorporado nuevas aplicaciones sin revisar cómo encajan con las que ya tenía.
Antes de añadir otra herramienta informática, merece la pena hacerse, al menos estas tres preguntas:
- ¿Qué problema queremos solucionar?
- ¿Ya tenemos alguna herramienta que pueda hacerlo?
- ¿Puede conectarse con el resto de nuestros sistemas?
Son preguntas sencillas, pero pueden evitar muchas decisiones poco útiles…
La tecnología debería simplificar, no complicar
El objetivo de la digitalización empresarial no es que los empleados tengan más aplicaciones abiertas durante el día, sino que puedan hacer su trabajo más rápido y mejor.
Se necesita que los datos estén disponibles, que una venta pueda llegar automáticamente a administración o que una factura no tenga que introducirse tres veces. En definitiva, que no haya que explicar lo mismo a diferentes departamentos.
La tecnología debe trabajar para la empresa y no al revés.
Digitalizar también es ordenar
Herramientas digitales eficientes
Como primer paso conviene revisar las herramientas digitales que ya existen. Debemos ver qué utilizamos y qué no, lo que tenemos duplicado, lo que necesita conexión o qué procesos son manuales y cuales dan problemas. A partir de ahí es mucho más fácil decidir qué tecnología merece la pena incorporar y cuál sobra.
En IMAGAR ayudamos a las empresas a analizar sus procesos y su ecosistema tecnológico para conectar sistemas, simplificar tareas y plantear una estrategia de digitalización que tenga sentido.
